Airtable-Alternativen 2026: 6 Optionen im Vergleich und wann ein eigenes Tool besser ist

Die richtige Airtable-Alternative hängt davon ab, an welche Grenze Sie stoßen. Wenn die Rechnung das Problem ist, bietet eine Open-Source-Base wie Baserow oder NocoDB dasselbe Raster für weniger, und Betrachter bleiben kostenlos. Wenn die Datensatzgrenze das Problem ist, brauchen Sie hinter der Oberfläche eine echte PostgreSQL-Datenbank. Wenn das Problem ist, dass eine Base Ihre Regeln nicht durchsetzen kann, also wer was bis zu welchem Betrag in welcher Reihenfolge freigibt, dann sind Sie aus der Kategorie herausgewachsen, und Sie brauchen eine Anwendung, keine weitere Base. Seit 2025 gibt es dafür einen vierten Weg: das Tool beschreiben und auf einer Datenbank generieren, die Ihnen gehört.

Dieser Leitfaden vergleicht sechs Optionen anhand der drei Punkte, die die Wahl entscheiden: was Sie zahlen, sobald das ganze Team es nutzt, wie viele Datensätze es fassen kann und was Ihnen bleibt, wenn Sie gehen. Wir beginnen mit Cadrant, unserem eigenen Baukasten, weil er eine Base in eine Anwendung verwandelt, statt ein Raster durch ein anderes zu ersetzen. Die fünf anderen sind echte Alternativen mit eigenen Stärken, und bei zwei der drei Grenzen sind sie womöglich die bessere Antwort. Wenn Sie noch nicht entschieden haben, ob Sie überhaupt etwas bauen wollen, behandelt unser Leitfaden zu internen Tools erstellen zuerst die Entscheidung zwischen bauen, kaufen und generieren.

Warum Teams Airtable verlassen: drei Grenzen, nicht eine

Airtable verdient seine Stellung. Es hat relationale Daten zugänglich gemacht: verknüpfte Tabellen, Ansichten, Formulare, Automatisierungen und Oberflächen, die eine Person ohne Programmierkenntnisse an einem Nachmittag zusammenstellt. Die meisten Teams, die gehen, gehen nicht, weil das Produkt schlechter wurde. Sie gehen, weil ein Tool, das als Tracker für fünf Personen begann, zum führenden System für fünfzig wurde, und Preise und Grenzen von Airtable sind für die erste Situation gemacht. Die folgenden Zahlen stammen aus der Tarifdokumentation von Airtable im September 2026.

Grenze 1: Jeder Bearbeiter ist ein bezahlter Platz

Die Abrechnungsregel von Airtable ist kurz: Sie zahlen für jeden Nutzer, der in mindestens einer Base des Workspace Bearbeitungsrechte hat. Mitwirkende mit reinem Leserecht, Formularübermittlungen und geteilte Links sind in Team und Business kostenlos. Für ein Redaktionsteam, in dem zwei Personen bearbeiten und vierzig lesen, ist diese Regel großzügig. Für ein operatives Tool ist sie schmerzhaft, denn dort muss jeder, der einen Datensatz anfasst, ihn auch bearbeiten können: der Techniker, der einen Auftrag aktualisiert, die Vertriebsmitarbeiterin, die einen Deal weiterschiebt, der Assistent, der ein Ticket schließt.

Die Kosten wachsen mit der Verbreitung, das Gegenteil dessen, was Sie von einem Tool wollen, das das ganze Unternehmen erreichen soll. Der Build-vs-Buy-Report 2026 von Retool, eine Umfrage unter 817 Menschen, die in Unternehmen Software bauen, ergab, dass 35 % bereits mindestens ein SaaS-Produkt durch ein selbst gebautes Tool ersetzt hatten, und die Preise pro Platz werden dabei immer wieder als einer der Gründe genannt.

Grenze 2: Datensätze pro Base

Eine Base im Team-Tarif fasst 50.000 Datensätze, im Business-Tarif 125.000. Das klingt nach viel, bis Sie bei einer operativen Tabelle nachrechnen. Ein Support-Postfach, das 200 Tickets am Tag protokolliert, füllt eine Team-Base in etwa acht Monaten. Eine Bestelltabelle im Onlinehandel mit 100 Bestellungen am Tag erreicht die Grenze in weniger als anderthalb Jahren. Der übliche Ausweg, eine Base pro Jahr oder pro Region, zerreißt die Verknüpfungen zwischen den Tabellen, und genau deshalb hatten Sie sich für Airtable entschieden. Eine PostgreSQL-Datenbank hat keine vergleichbare Grenze; eine Tabelle mit einigen Millionen Zeilen ist normal.

Grenze 3: Eine Base ist keine Anwendung

Diese Grenze behebt keine Preisänderung. Airtable speichert Daten und zeigt sie in Ansichten. Was es nicht gut kann, ist, einen Prozess durchzusetzen: eine Bestellanforderung, die eine Führungskraft bis 2.000 $ freigeben darf und die Finanzabteilung darüber, ein Auftrag, der ohne Foto und Unterschrift nicht geschlossen werden kann, ein Rabatt, der eine zweite Freigabe verlangt. Mit Automatisierungen und Berechtigungen der Oberfläche lässt sich das annähern, aber die Regeln liegen in der Oberfläche, nicht in den Daten, und jeder mit Bearbeitungsrechten auf der Base kann sie umgehen. Eine Anwendung setzt ihre Regeln dort durch, wo die Daten liegen.

Worauf es bei einer Airtable-Alternative ankommt

Bevor Sie Produkte vergleichen, halten Sie fest, welche Grenze Sie hierhergeführt hat. Prüfen Sie dann jeden Kandidaten an sechs Punkten. Die Reihenfolge zählt: Die ersten drei sind später schwer zu ändern, die letzten drei sind Komfort.

• Preiseinheit. Pro Bearbeiter, pro Nutzer, pro Builder oder ein Pauschaltarif. Rechnen Sie die Kosten bei voller Verbreitung durch, nicht beim Pilotprojekt.
• Datensatzgrenze. Zeilen pro Base oder pro Workspace und was passiert, wenn Sie sie erreichen. Bevorzugen Sie ein Tool auf einer echten Datenbank.
• Eigentum. Ob die Daten in einer PostgreSQL-Instanz liegen, die Sie kontrollieren, und ob die Anwendung selbst als Code die Plattform verlassen kann.
• Berechtigungen in den Daten. Regeln auf Zeilenebene, von der Datenbank durchgesetzt, nicht Filter in einer Ansicht.
• Wer es baut. Ein Entwickler, eine technisch versierte Person aus dem Betrieb oder die Person, die den Prozess kennt.
• Migrationsweg. CSV-Import pro Tabelle, eine API und eine Möglichkeit, die Verknüpfungen zwischen Datensätzen neu aufzubauen.

Cadrant: die Anwendung generieren, statt die Base zu mieten

Cadrant beantwortet die dritte Grenze direkt. Sie beschreiben das Tool in einfacher Sprache, die Tabellen, die Rollen, die Screens, und die Plattform generiert eine React-Anwendung, die mit einer PostgreSQL-Datenbank in Ihrem eigenen Supabase-Projekt verbunden ist. Tabellen, Relationen und Indizes werden aus Ihrer Beschreibung abgeleitet, die Authentifizierung läuft über Supabase Auth mit eigenen Rollen wie Admin, Editor und Leser, und die Row-Level-Security-Richtlinien, die erzwingen, wer was sieht, werden aus Ihrem Prompt in der Datenbank angelegt. Die Dokumentation empfiehlt, diese Richtlinien vor dem Produktivbetrieb in Supabase zu prüfen, genau die Kontrolle, die Sie bei jedem Tool mit Kundendaten durchführen würden.

Die Preiseinheit ist der Unterschied, der gegenüber Airtable zählt. Der Starter-Tarif kostet 20 $ im Monat für den Workspace, gemessen in Generierungs-Credits statt in Plätzen, ein Tool für fünf Personen kostet also dasselbe wie eines für fünfzig. Die Datenbank liegt bei Ihrem Supabase-Konto, das zwei kostenlose Projekte bietet, und ab dem Pro-Tarif wird der Code mit einem GitHub-Repository synchronisiert. Integrationen, die geheime Schlüssel brauchen, laufen serverseitig in Edge Functions, die Schlüssel liegen als Umgebungsvariablen. Die Details stehen auf der Seite zum Baukasten für interne Tools.

Fünf weitere Airtable-Alternativen im Vergleich

Die Preise sind die öffentlichen Listenpreise im September 2026, bei jährlicher Abrechnung, wo es eine Wahl gibt. Die Datensatzgrenzen sind die vom Anbieter veröffentlichten Grenzen des genannten Tarifs.

Baserow: das Open-Source-Raster

Baserow kommt Airtable am nächsten, und Sie können es auf dem eigenen Server betreiben. Das Raster, die verknüpften Felder, die Ansichten und die Formulare wirken nach wenigen Minuten vertraut. Die gehostete Version ist bis 3.000 Zeilen pro Workspace kostenlos, danach kostet Premium 10 $ pro Nutzer und Monat für 50.000 Zeilen und Advanced 18 $ für 250.000, jeweils bei jährlicher Abrechnung. Selbst gehostete Instanzen heben die Zeilengrenzen auf, und das ist der eigentliche Grund, warum Teams es wählen: dasselbe Tool, auf Hardware, die Sie einmal bezahlen.

• Wählen Sie es, wenn: Ihnen das Modell von Airtable gefällt und Sie den Server selbst betreiben oder die Rechnung senken wollen.
• Grenzen: weiterhin eine Base, in der Cloud weiterhin pro Nutzer, und das Selbsthosting ist Aufgabe für jemanden mit technischem Know-how.

NocoDB: eine Tabellenoberfläche auf Ihrer eigenen Datenbank

NocoDB geht vom entgegengesetzten Punkt aus. Statt einer Base, die in eine Datenbank exportiert, ist es ein Raster, das auf einer PostgreSQL- oder MySQL-Datenbank sitzt, die Sie bereits haben. Die Open-Source-Edition ist beim Selbsthosting kostenlos. Die Cloud-Tarife kosten 12 $ pro Bearbeiter und Monat bei Plus und 24 $ bei Business, Betrachter sind immer kostenlos, und die Preise enden bei neun Bearbeitern: Jeder Bearbeiter ab dem zehnten kostet nichts. Für ein Betriebsteam mit fünfzig Personen verändert das die Rechnung grundlegend.

• Wählen Sie es, wenn: die Datensatzgrenze Ihr Problem ist und ein Entwickler es auf eine Datenbank richten kann.
• Grenzen: Prozessregeln und Rollenlogik liegen weiterhin in der Oberfläche, wie bei Airtable.

SmartSuite: eine Base mit Projektmanagement drumherum

SmartSuite verbindet eine relationale Base im Stil von Airtable mit den Funktionen einer Work-Management-Plattform: Aufgaben, Zeitleisten, Dashboards und Freigabeschritte über Teams hinweg. Die Tarife reichen von 12 $ pro Nutzer und Monat bei Team über 30 $ bei Professional bis 45 $ bei Enterprise, mit Mindestabnahmen von drei, fünf und zehn Plätzen. Es ist die Wahl, wenn der Schmerz in der Abstimmung zwischen Abteilungen liegt und nicht im Datenmodell selbst.

• Wählen Sie es, wenn: mehrere Teams gemeinsame Prozesse brauchen und jemand die Plattform administriert.
• Grenzen: Preise pro Nutzer mit Mindestabnahme, und die Daten bleiben in der Plattform.

Softr: Oberflächen und Portale auf Ihrer Base

Softr ersetzt nicht die Datenschicht von Airtable. Es ist ein Frontend, das eine Base, ein Google-Sheet oder eine SQL-Datenbank in ein Kundenportal oder eine interne App mit Logins und Ansichten pro Nutzer verwandelt. Seit der Preisumstellung im August 2026 kostet Basic 25 $ im Monat mit einem Builder, fünf Teamnutzern und fünf Kundennutzern, Pro 119 $ und Business 395 $, weitere Nutzer gibt es als Zusatzpakete. Es löst das Darstellungsproblem, ohne die Grenzen bei Plätzen und Datensätzen darunter anzutasten.

• Wählen Sie es, wenn: Sie Airtable behalten und ein Portal für Kunden oder Partner darauf brauchen.
• Grenzen: zwei Rechnungen, Airtable plus Softr, und die Grenzen der Quelle bleiben bestehen.

Retool: Low-Code-Oberflächen für Entwicklerteams

Retool greifen Entwicklerteams, wenn sie einen Admin-Bereich auf einer Datenbank brauchen, die sie schon betreiben. Es verbindet sich mit fast allem, und der Drag-and-drop-Builder ist in den Händen eines Entwicklers schnell. Der Team-Tarif kostet 10 $ pro Builder und 5 $ pro internem Nutzer im Monat, und Audit-Logs mit feinen Berechtigungen gibt es erst im Business-Tarif für 50 $ und 15 $. Für ein Team ohne Entwickler ist es die falsche Antwort, für ein Team mit dreien die richtige.

• Wählen Sie es, wenn: Entwickler die Datenbank besitzen und in Tagen Oberflächen darauf haben wollen.
• Grenzen: pro Builder und pro Nutzer, und die Apps verlassen die Plattform nicht.

Welche Airtable-Alternative für welche Situation

Von Airtable migrieren in vier Schritten

1. 1. Jede Tabelle als CSV exportieren, mit der Spalte der Datensatz-ID. Verknüpfte Felder werden als Namen exportiert, behalten Sie also die IDs, um die Relationen eindeutig wiederherzustellen.
2. 2. Die Tabellen vor dem Import zeichnen. Aus einer Base mit zwölf Tabellen werden oft sechs: Einfachauswahlfelder werden zu Statusspalten, Nachschlagetabellen zu Fremdschlüsseln.
3. 3. Importieren, dann die Verknüpfungen per ID neu aufbauen. Jedes der genannten Tools importiert CSV. Testen Sie mit einer Tabelle und ihren Verknüpfungen, bevor Sie den Rest verschieben.
4. 4. Eine Woche beides parallel betreiben, Airtable schreibgeschützt. Echte Nutzer, echte Daten. Die Regeln, die Sie vergessen haben, tauchen in den ersten zwei Tagen auf.

• Drei Grenzen treiben Teams aus Airtable: Plätze, die für jeden Bearbeiter abgerechnet werden, 50.000 bis 125.000 Datensätze pro Base und Regeln, die in Ansichten statt in der Datenbank liegen.
• Baserow und NocoDB lösen die Rechnung und, auf Ihrer eigenen Datenbank, die Datensatzgrenze. SmartSuite ergänzt Abstimmung. Softr und Retool ergänzen Oberflächen auf Daten, die dort bleiben, wo sie sind.
• Nur eine Anwendung löst die Grenze bei den Regeln. Cadrant generiert sie auf Ihrer eigenen PostgreSQL-Datenbank für pauschal 20 $ im Monat, mit Rollen, die in der Datenbank durchgesetzt werden.
• Mit IDs exportieren, Tabellen neu zeichnen, zuerst eine Tabelle importieren, eine Woche beides parallel betreiben.