CRM personalizzato: automatizzare i processi con Cadrant

I CRM generici impongono campi, stati e workflow che non sempre corrispondono al vocabolario e ai processi reali dell'azienda. I team finiscono per aggirare lo strumento, inserire dati in campi impropri o mantenere un foglio Excel in parallelo. Cadrant permette di partire dal **processo reale** — le fasi commerciali così come esistono, i follow-up, l'handoff al supporto — e di aggiungere dati e automazioni progressivamente, senza compromessi sulla pertinenza.

Perché un CRM su misura batte gli strumenti generici

Un CRM generico funziona se il ciclo di vendita è standard: prospecting, qualificazione, proposta, chiusura. Ma quando il processo prevede fasi specifiche (validazione tecnica, test sul campo, comitato acquisti), il CRM generico diventa un vincolo. Un CRM su misura con Cadrant si adatta al tuo vocabolario, alle tue fasi e alle tue regole di business — non il contrario.

• Vocabolario allineato: le tue fasi, i tuoi campi, le tue etichette — non quelle del fornitore.
• Flessibilità di iterazione: aggiungi un campo o una fase in pochi minuti, non tramite ticket di supporto.
• Costo controllato: nessuna licenza per utente che esplode con la crescita del team.
• Proprietà dei dati: i tuoi dati commerciali restano nella tua infrastruttura.
• Integrazioni mirate: connetti solo gli strumenti che usi realmente.

Progettare il modello dati

Contatti e aziende

Il cuore di un CRM è la relazione tra persone (contatti) e organizzazioni (aziende). Ogni contatto è collegato a un'azienda, con campi adattati al tuo settore: per un editore software, il ruolo tecnico del contatto conta; per un distributore, è la zona geografica e il volume degli ordini. Inizia con i 10 campi realmente utilizzati quotidianamente anziché replicare la scheda da 50 campi di un Salesforce.

Deal e opportunità

Ogni opportunità commerciale segue un percorso: dall'identificazione del bisogno alla firma. Modella questo percorso con fasi che riflettano la tua realtà. Il deal è collegato a un contatto, un'azienda, un importo stimato e una data di chiusura prevista. Aggiungi campi specifici se necessario: probabilità di chiusura, fonte del lead, concorrente identificato.

Attività e storico

Ogni interazione con un prospect o un cliente deve essere tracciata: chiamate, email, riunioni, demo. Lo storico delle attività dà al commerciale il contesto completo prima di ogni interazione e permette al manager di monitorare lo sforzo commerciale. Un inserimento rapido (tipo di attività, data, nota breve) basta per mantenere il CRM aggiornato senza scoraggiare il team.

Gestione del pipeline commerciale

Il pipeline è la vista strategica del CRM: quanti deal a ogni fase, importo totale, quali deal rischiano di ristagnare. Una vista kanban con le fasi come colonne e i deal come card dà una lettura immediata. Aggiungi indicatori di salute: tempo nella fase, prossima azione pianificata, data di chiusura superata.

• Vista kanban con drag-and-drop per spostare i deal tra le fasi.
• Importo totale per fase e per commerciale visibile a colpo d'occhio.
• Avvisi visivi per deal stagnanti (nessuna attività da X giorni).
• Filtri per commerciale, periodo, segmento cliente.
• Vista previsioni: importo ponderato per probabilità di chiusura.

Regole di automazione delle attività

L'automazione in un CRM non significa automatizzare tutto. Inizia con le azioni ripetitive a basso valore aggiunto: promemoria se non c'è attività da N giorni, notifica al manager quando un deal cambia fase, creazione automatica di un task di follow-up dopo una demo. Automatizza solo i processi che padroneggi già manualmente — automatizzare un processo instabile accelera solo il disordine.

• Promemoria automatico se un contatto non ha avuto interazioni da 14 giorni.
• Notifica Slack/Teams al manager quando un deal entra in fase di negoziazione.
• Creazione automatica di un task 'inviare proposta' dopo la qualificazione.
• Avviso se un deal resta nella stessa fase per più di 30 giorni.
• Assegnazione automatica dei nuovi lead al commerciale di turno.

Integrazione email

L'email resta il canale principale della relazione commerciale. Integrare gli scambi email nel CRM evita di passare continuamente dalla casella di posta alla scheda contatto. Due approcci possibili: il BCC automatico (copia del CRM in BCC su ogni email in uscita) o l'integrazione API con il provider di posta. Il primo è più semplice da implementare; il secondo è più affidabile e bidirezionale.

Sistema di notifiche

Le notifiche mantengono il team commerciale reattivo senza che debba controllare il CRM continuamente. Devono essere pertinenti, non invasive e azionabili. Troppe notifiche provocano l'effetto opposto: il team le ignora. Punta sugli eventi che richiedono realmente un'azione immediata.

• Notifiche per canale appropriato: email per i riepiloghi giornalieri, Slack/Teams per le allerte urgenti.
• Riepilogo quotidiano: lista dei task del giorno e dei deal che richiedono un'azione.
• Allerte in tempo reale per eventi critici (nuovo lead caldo, deal perso).
• Possibilità per ogni utente di configurare le proprie preferenze di notifica.

Dashboard e reporting

Il reporting CRM risponde a due esigenze: il pilotaggio operativo (quante chiamate questa settimana, quante demo programmate) e il pilotaggio strategico (previsioni di fatturato, tassi di conversione del pipeline). Cadrant permette di costruire queste dashboard direttamente sui dati Supabase, con grafici di tendenza, contatori e tabelle filtrabili.

• Pipeline value: importo totale per fase e andamento nel tempo.
• Attività commerciale: numero di chiamate, email, riunioni per commerciale e per settimana.
• Tasso di conversione: da lead a qualificato, da qualificato a proposta, da proposta a chiusura.
• Previsioni: fatturato atteso per mese basato sulle probabilità di chiusura.
• Top deal: i deal più importanti in corso con la prossima azione.

Lead scoring

Il lead scoring assegna un punteggio a ogni prospect in base a criteri predefiniti: dimensione aziendale, settore, engagement (pagine visitate, email aperte, demo richiesta). Questo punteggio permette di concentrare gli sforzi commerciali sui lead più propensi a convertire. Un modello semplice a due dimensioni — profilo (fit) e engagement (interesse) — è sufficiente per iniziare.

• Punteggio profilo: dimensione azienda (+10), settore target (+15), ruolo decisionale (+20).
• Punteggio engagement: visita pagina pricing (+5), richiesta demo (+25), apertura email (+2).
• Soglia di qualificazione: un lead è 'caldo' sopra i 50 punti.
• Decadimento temporale: il punteggio diminuisce se non c'è interazione da 30 giorni.

Segmentazione clienti

Segmentare i contatti e i clienti permette di personalizzare la comunicazione e adattare gli sforzi. I segmenti possono basarsi su criteri statici (settore, dimensione, localizzazione) o comportamentali (ultima attività, importo acquisti cumulato, numero di prodotti utilizzati). Cadrant permette di creare viste filtrate che fungono da segmenti dinamici, aggiornati automaticamente.

Integrazione con fatturazione e contabilità

Collegare il CRM alla fatturazione elimina la doppia digitazione e offre una vista completa del ciclo cliente — dalla prospezione al pagamento. Quando un deal è vinto, i dati (cliente, importo, condizioni) vengono trasmessi al sistema di fatturazione. Il CRM mostra poi lo stato del pagamento, permettendo al commerciale di sollecitare se necessario o al supporto di contestualizzare una richiesta.

• Creazione automatica di preventivo/fattura quando un deal passa a 'vinto'.
• Sincronizzazione dello stato di pagamento nella scheda cliente del CRM.
• Vista del fatturato realizzato per cliente, commerciale e periodo.
• Avviso al commerciale se una fattura cliente è insoluta da più di 30 giorni.

Webhook e API per le integrazioni

Un CRM su misura deve poter comunicare con gli altri strumenti aziendali. I webhook permettono di attivare azioni in sistemi terzi quando si verifica un evento nel CRM (nuovo lead, deal vinto, contatto modificato). Le API REST permettono ai sistemi esterni di leggere e scrivere dati nel CRM. Documenta ogni punto di integrazione per limitare il debito tecnico.

• Webhook in uscita: notificare un sistema terzo a ogni evento CRM (via Supabase Edge Functions).
• Webhook in entrata: ricevere dati da form web, chatbot o strumenti di marketing.
• API REST documentata: permettere agli sviluppatori interni di leggere e scrivere dati CRM.
• Integrazioni iPaaS (Zapier, Make, n8n) per connessioni senza codice.

CRM multi-team

Quando più team usano il CRM — vendite, marketing, supporto, gestione account — le esigenze divergono. Il commerciale vuole vedere il pipeline e le prossime azioni; il marketer vuole i segmenti e le campagne; il supporto vuole lo storico dei ticket. Un CRM su misura con Cadrant offre viste diverse sugli stessi dati, con permessi adattati a ogni ruolo.

• Viste personalizzate per team: le vendite vedono il pipeline, il supporto vede i ticket.
• Permessi per ruolo: il commerciale vede i propri deal, il manager vede quelli di tutto il team.
• Campi condivisi vs campi specifici: alcuni dati sono comuni, altri appartengono a un dipartimento.
• Handoff strutturato: quando il commerciale trasferisce un cliente al supporto, le informazioni chiave vengono passate automaticamente.

Passare da un CRM semplice a uno complesso

Il vantaggio di costruire con Cadrant è l'incrementalità. Inizia con un CRM minimale — contatti, deal, pipeline — poi aggiungi funzionalità quando il bisogno si conferma: lead scoring dopo aver identificato cosa distingue i tuoi migliori lead, automazioni dopo aver stabilizzato i processi manuali, reporting avanzato dopo aver raccolto dati sufficienti. Ogni aggiunta è incrementale e reversibile.

• Mese 1: contatti, aziende, pipeline base, registrazione attività.
• Mese 2: automazioni semplici (promemoria, notifiche), primi filtri di reporting.
• Mese 3: integrazione email, lead scoring base, viste multi-team.
• Mese 4+: integrazione fatturazione, reporting avanzato, API per sistemi terzi.

Conclusione: un CRM che riflette la tua realtà commerciale

Un CRM efficace non è quello con più funzionalità, ma quello che il team commerciale usa realmente ogni giorno. Cadrant permette di costruire questo CRM partendo dal tuo processo, con il tuo vocabolario, e di arricchirlo progressivamente. Il risultato: uno strumento allineato con la tua realtà, adottato dal team e che si evolve al tuo ritmo.