CRM a medida: automatizar tus procesos con Cadrant

Los CRM genéricos imponen campos, estados y workflows que no siempre coinciden con el vocabulario y los procesos reales de la empresa. Los equipos terminan esquivando la herramienta, introduciendo datos en campos inadecuados o manteniendo una hoja de cálculo en paralelo. Cadrant permite partir del **proceso real** — las etapas comerciales tal como existen, los seguimientos, el traspaso al soporte — y añadir datos y automatizaciones progresivamente, sin comprometer la pertinencia.

Por qué un CRM a medida supera a las herramientas genéricas

Un CRM genérico funciona si tu ciclo de ventas es estándar: prospección, cualificación, propuesta, cierre. Pero cuando tu proceso implica etapas específicas (validación técnica, prueba de campo, comité de compras), el CRM genérico se convierte en una restricción. Un CRM a medida con Cadrant se adapta a tu vocabulario, a tus etapas y a tus reglas de negocio — no al revés.

• Vocabulario alineado: tus etapas, tus campos, tus etiquetas — no las del proveedor.
• Flexibilidad de iteración: añade un campo o una etapa en minutos, no a través de tickets de soporte.
• Coste controlado: sin licencia por usuario que se dispara al crecer el equipo.
• Propiedad de los datos: tus datos comerciales se quedan en tu infraestructura.
• Integraciones dirigidas: conecta solo las herramientas que realmente usas.

Diseñar el modelo de datos

Contactos y empresas

El núcleo de un CRM es la relación entre personas (contactos) y organizaciones (empresas). Cada contacto pertenece a una empresa, con campos adaptados a tu sector: para un editor de software, el rol técnico del contacto importa; para un distribuidor, es la zona geográfica y el volumen de pedidos. Empieza con los 10 campos realmente usados a diario en lugar de replicar la ficha de 50 campos de un Salesforce.

Deals y oportunidades

Cada oportunidad comercial sigue un recorrido: desde la identificación de la necesidad hasta la firma. Modela este recorrido con etapas que reflejen tu realidad. El deal está vinculado a un contacto, una empresa, un importe estimado y una fecha de cierre prevista. Añade campos específicos si es necesario: probabilidad de cierre, fuente del lead, competidor identificado.

Actividades e historial

Cada interacción con un prospecto o un cliente debe ser registrada: llamadas, emails, reuniones, demos. El historial de actividades da al comercial el contexto completo antes de cada interacción y permite al responsable monitorizar el esfuerzo comercial. Una entrada rápida (tipo de actividad, fecha, nota breve) basta para mantener el CRM actualizado sin desanimar al equipo.

Gestión del pipeline comercial

El pipeline es la vista estratégica del CRM: cuántos deals en cada etapa, importe total, qué deals corren riesgo de estancarse. Una vista kanban con las etapas como columnas y los deals como tarjetas da una lectura inmediata. Añade indicadores de salud: tiempo en la etapa, próxima acción planificada, fecha de cierre superada.

• Vista kanban con drag-and-drop para mover deals entre etapas.
• Importe total por etapa y por comercial visible de un vistazo.
• Alertas visuales para deals estancados (sin actividad en X días).
• Filtros por comercial, período, segmento de cliente.
• Vista de previsiones: importe ponderado por probabilidad de cierre.

Reglas de automatización de tareas

La automatización en un CRM no significa automatizarlo todo. Empieza por las acciones repetitivas de bajo valor añadido: recordatorios si no hay actividad en N días, notificación al responsable cuando un deal cambia de etapa, creación automática de una tarea de seguimiento tras una demo. Automatiza solo los procesos que ya dominas manualmente — automatizar un proceso inestable solo acelera el desorden.

• Recordatorio automático si un contacto no ha tenido interacción en 14 días.
• Notificación Slack/Teams al responsable cuando un deal entra en fase de negociación.
• Creación automática de una tarea 'enviar propuesta' tras la cualificación.
• Alerta si un deal permanece en la misma etapa más de 30 días.
• Asignación automática de nuevos leads al comercial de turno.

Integración de email

El email sigue siendo el canal principal de la relación comercial. Integrar los intercambios de email en el CRM evita saltar constantemente entre la bandeja de entrada y la ficha de contacto. Dos enfoques posibles: el BCC automático (copia del CRM en BCC en cada email saliente) o la integración API con el proveedor de correo. El primero es más simple de implementar; el segundo es más fiable y bidireccional.

Sistema de notificaciones

Las notificaciones mantienen al equipo comercial reactivo sin que tenga que revisar el CRM constantemente. Deben ser pertinentes, no invasivas y accionables. Demasiadas notificaciones provocan el efecto contrario: el equipo las ignora. Apunta a los eventos que realmente requieren una acción inmediata.

• Notificaciones por canal adecuado: email para resúmenes diarios, Slack/Teams para alertas urgentes.
• Resumen diario: lista de tareas del día y deals que requieren acción.
• Alertas en tiempo real para eventos críticos (nuevo lead caliente, deal perdido).
• Posibilidad para cada usuario de configurar sus preferencias de notificación.

Dashboards y reporting

El reporting del CRM responde a dos necesidades: el pilotaje operativo (cuántas llamadas esta semana, cuántas demos programadas) y el pilotaje estratégico (previsiones de facturación, tasas de conversión del pipeline). Cadrant permite construir estos dashboards directamente sobre los datos de Supabase, con gráficos de tendencia, contadores y tablas filtrables.

• Pipeline value: importe total por etapa y evolución en el tiempo.
• Actividad comercial: número de llamadas, emails, reuniones por comercial y por semana.
• Tasa de conversión: de lead a cualificado, de cualificado a propuesta, de propuesta a cierre.
• Previsiones: facturación esperada por mes basada en probabilidades de cierre.
• Top deals: los deals más importantes en curso con su próxima acción.

Lead scoring

El lead scoring asigna una puntuación a cada prospecto en función de criterios predefinidos: tamaño de empresa, sector, engagement (páginas visitadas, emails abiertos, demo solicitada). Esta puntuación permite priorizar los esfuerzos comerciales en los leads con más probabilidad de convertir. Un modelo simple de dos dimensiones — perfil (fit) y engagement (interés) — es suficiente para empezar.

• Puntuación de perfil: tamaño de empresa (+10), sector objetivo (+15), rol decisor (+20).
• Puntuación de engagement: visita a página de precios (+5), solicitud de demo (+25), apertura de email (+2).
• Umbral de cualificación: un lead es 'caliente' por encima de 50 puntos.
• Decaimiento temporal: la puntuación disminuye si no hay interacción en 30 días.

Segmentación de clientes

Segmentar contactos y clientes permite personalizar la comunicación y adaptar los esfuerzos. Los segmentos pueden basarse en criterios estáticos (sector, tamaño, ubicación) o comportamentales (última actividad, importe acumulado de compras, número de productos usados). Cadrant permite crear vistas filtradas que funcionan como segmentos dinámicos, actualizados automáticamente.

Integración con facturación y contabilidad

Vincular el CRM a la facturación elimina la doble introducción de datos y ofrece una vista completa del ciclo del cliente — desde la prospección hasta el cobro. Cuando un deal se gana, los datos (cliente, importe, condiciones) se transmiten al sistema de facturación. El CRM muestra después el estado del pago, permitiendo al comercial hacer seguimiento si es necesario o al soporte contextualizar una solicitud.

• Creación automática de presupuesto/factura cuando un deal pasa a 'ganado'.
• Sincronización del estado de pago en la ficha del cliente del CRM.
• Vista de facturación realizada por cliente, comercial y período.
• Alerta al comercial si una factura del cliente está impagada desde hace más de 30 días.

Webhooks y API para integraciones

Un CRM a medida debe poder comunicarse con las demás herramientas de la empresa. Los webhooks permiten activar acciones en sistemas terceros cuando ocurre un evento en el CRM (nuevo lead, deal ganado, contacto modificado). Las API REST permiten a los sistemas externos leer y escribir datos en el CRM. Documenta cada punto de integración para limitar la deuda técnica.

• Webhooks salientes: notificar a un sistema tercero en cada evento CRM (vía Supabase Edge Functions).
• Webhooks entrantes: recibir datos desde formularios web, chatbots o herramientas de marketing.
• API REST documentada: permitir a los desarrolladores internos leer y escribir datos del CRM.
• Integraciones iPaaS (Zapier, Make, n8n) para conexiones sin código.

CRM multi-equipo

Cuando varios equipos usan el CRM — ventas, marketing, soporte, gestión de cuentas — las necesidades divergen. El comercial quiere ver el pipeline y las próximas acciones; el marketero quiere los segmentos y las campañas; soporte quiere el historial de tickets. Un CRM a medida con Cadrant ofrece vistas diferentes sobre los mismos datos, con permisos adaptados a cada rol.

• Vistas personalizadas por equipo: ventas ve el pipeline, soporte ve los tickets.
• Permisos por rol: el comercial ve sus deals, el responsable ve los de todo el equipo.
• Campos compartidos vs campos específicos: algunos datos son comunes, otros pertenecen a un departamento.
• Traspaso estructurado: cuando el comercial transfiere un cliente a soporte, la información clave se pasa automáticamente.

Escalar de un CRM simple a uno complejo

La ventaja de construir con Cadrant es la incrementalidad. Empieza con un CRM mínimo — contactos, deals, pipeline — y luego añade funcionalidades cuando la necesidad se confirma: lead scoring después de identificar qué distingue a tus mejores leads, automatizaciones después de estabilizar los procesos manuales, reporting avanzado después de recoger suficientes datos. Cada adición es incremental y reversible.

• Mes 1: contactos, empresas, pipeline básico, registro de actividades.
• Mes 2: automatizaciones simples (recordatorios, notificaciones), primeros filtros de reporting.
• Mes 3: integración de email, lead scoring básico, vistas multi-equipo.
• Mes 4+: integración de facturación, reporting avanzado, APIs para sistemas terceros.

Conclusión: un CRM que refleja tu realidad comercial

Un CRM eficaz no es el que tiene más funcionalidades, sino el que el equipo comercial usa realmente cada día. Cadrant permite construir ese CRM partiendo de tu proceso, con tu vocabulario, y enriquecerlo progresivamente. El resultado: una herramienta alineada con tu realidad, adoptada por el equipo y que evoluciona a tu ritmo.